Formación en IA obligatoria para empresas: el art. 4 del Reglamento de IA

La formación en IA es obligatoria para las empresas en el sentido que marca el art. 4 del Reglamento (UE) 2024/1689: quien usa sistemas de IA en su actividad debe adoptar medidas para que su equipo sepa usarlos con criterio. No exige un título ni un número de horas, pero tampoco se cumple con un correo que diga «tened cuidado con la IA». Te explicamos el texto vigente tras el Ómnibus Digital, a quién afecta y cómo cumplirlo sin burocracia.

Qué dice el art. 4 del Reglamento de IA

El art. 4 obliga a proveedores y responsables del despliegue de sistemas de IA a apoyar la alfabetización en IA de las personas que los usan en su nombre. Su redacción vigente es la que dio el Reglamento (UE) 2026/1744, publicado en el DOUE el 24 de julio de 2026 y en vigor desde el 27 de julio. El apartado 1 dice:

«Los proveedores y responsables del despliegue de sistemas de IA adoptarán medidas para apoyar la promoción de la alfabetización en materia de IA de su personal y demás personas que se encarguen en su nombre del funcionamiento y la utilización de sistemas de IA, teniendo en cuenta sus conocimientos técnicos, su experiencia, su educación y su formación, así como el contexto previsto de uso de los sistemas de IA y las personas o los colectivos de personas en que se van a utilizar dichos sistemas. Esta obligación no exige que los proveedores o los responsables del despliegue garanticen un nivel específico de alfabetización en materia de IA de ninguna persona en particular.»

Los apartados 2 y 3, nuevos, encargan a la Comisión y a los Estados miembros apoyar a las empresas, en particular a las pymes, y a la Comisión publicar ejemplos prácticos de cumplimiento. El Consejo de IA adoptará recomendaciones con objetivos comunes.

Qué cambió respecto al texto original

El texto original pedía adoptar medidas para garantizar, «en la mayor medida posible», que el personal tuviera «un nivel suficiente de alfabetización». El Ómnibus quitó ese «nivel suficiente» porque, según su considerando 8, generaba cargas desproporcionadas, sobre todo para pequeñas empresas. La obligación no desaparece: sigue habiendo que adoptar medidas, adaptadas a cada perfil y a cada uso.

Desde cuándo se aplica

El art. 4 se aplica desde el 2 de febrero de 2025 (art. 113.a). Según las preguntas y respuestas de la Comisión Europea, las autoridades nacionales de vigilancia del mercado empezaron a supervisarlo en agosto de 2026, y las sanciones dependen de la ley de cada país. En España esa ley aún no está aprobada: el proyecto que la contenía caducó con la disolución de las Cortes en octubre de 2026, como explicamos en la guía sobre las obligaciones del Reglamento de IA para empresas.

A quién afecta

El art. 4 afecta a cualquier empresa que use sistemas de IA en su actividad profesional, sea cual sea su tamaño o sector. Eso incluye:

• Responsables del despliegue: empresas que usan herramientas de IA de terceros, como ChatGPT, Claude, Copilot o un software con funciones de IA. Es el caso de la mayoría de las pymes.
• Proveedores: empresas que desarrollan sistemas de IA o los ponen en servicio con su marca, por ejemplo un agente de IA propio en la web.
• Personas que actúan en nombre de la empresa: no solo la plantilla. La Comisión incluye a contratistas y prestadores de servicios, que deben tener las competencias adecuadas para su tarea.

La Comisión lo concreta con un ejemplo: una empresa cuyos empleados usan ChatGPT para redactar anuncios o traducir textos debe cumplir el art. 4 e informarles de riesgos específicos como las alucinaciones.

Qué significa en la práctica

Cumplir el art. 4 significa que cada persona que usa IA en tu empresa entienda lo necesario para usarla bien en su tarea. La Comisión propone partir de cuatro preguntas:

1. Comprensión general: qué es la IA, cómo funciona, qué IA usa la organización y qué oportunidades y riesgos tiene.
2. Papel de la empresa: si desarrolla sistemas de IA o usa los de otros.
3. Riesgo de cada sistema: qué necesita saber el empleado para usarlo y qué riesgos debe conocer y mitigar.
4. Personas y contexto: qué sabe ya cada persona, en qué sector y para qué se usa la IA y a quién afectan sus resultados.

Según la misma fuente, no hay un formato único ni formación estricta impuesta, pero limitarse a las instrucciones de uso o pedir que se lean puede resultar ineficaz. Los niveles de formación pueden variar por perfil, y alguien con experiencia en desarrollo de IA normalmente ya cumple, aunque quizá necesite completar aspectos legales o éticos.

Si tu empresa usa algún sistema de alto riesgo, el art. 26 añade otra exigencia: la supervisión humana debe recaer en personas con la competencia, la formación y la autoridad necesarias.

Cómo documentar la alfabetización en IA

La Comisión aclara que no hace falta ningún certificado y que basta con un registro interno de formaciones y otras iniciativas. Tampoco hay obligación de medir el conocimiento de cada empleado ni de nombrar un responsable de IA. Aun así, documentar bien te protege, porque la Comisión advierte de que una sanción es más probable si un incidente se debe a la falta de formación.

Un registro útil y sencillo incluye:

• Inventario de herramientas de IA en uso y perfiles que las usan.
• Plan de formación por perfil, con fecha y contenidos.
• Asistencia o finalización de cada persona.
• Política interna de uso de IA firmada o aceptada.
• Fecha de la próxima revisión, por ejemplo al incorporar una herramienta nueva.

Contenidos de un plan de formación por perfiles

Un buen plan de alfabetización en IA no es igual para todos: se adapta a lo que cada persona hace con la IA. Esta es una propuesta orientativa:

Para una pyme, la Comisión menciona como apoyo los Centros Europeos de Innovación Digital (EDIH), que ofrecen formación y talleres sobre IA.

Política interna de uso de IA

La política interna de uso de IA es el documento que convierte la formación en reglas claras, y es la mejor prueba de que has adoptado medidas. No es obligatoria como tal, pero encaja de lleno con el art. 4. Debería responder, en pocas páginas:

• Qué herramientas de IA están autorizadas y con qué tipo de cuenta (empresarial, no personal).
• Qué datos no se pueden introducir: datos personales sin base jurídica, información confidencial, secretos comerciales.
• Qué usos están prohibidos o necesitan aprobación previa, como cualquier decisión sobre personas.
• Que todo resultado se revisa antes de usarlo y quién responde de él.
• Cuándo hay que avisar de que algo está generado con IA.
• A quién consultar y cómo comunicar un incidente.

Errores comunes

Estos son los fallos que más vemos al abordar la formación en IA obligatoria:

• Pensar que no aplica porque «solo usamos ChatGPT». Usarlo en el trabajo te convierte en responsable del despliegue.
• Creer que el Ómnibus eliminó la obligación. Cambió la redacción, no la obligación.
• Un curso genérico igual para todos, sin relación con las herramientas que se usan de verdad.
• No dejar registro. Sin documentación es difícil demostrar que se adoptaron medidas.
• Olvidar a los externos que usan IA en nombre de la empresa.
• Formar una vez y olvidarse. Las herramientas cambian rápido; conviene revisar el plan al menos con cada herramienta nueva.

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Este artículo es informativo y no constituye asesoramiento jurídico. Recoge la normativa publicada a 12 de octubre de 2026.